Comment être certifié ISO 9001 : notre guide

La certification ISO 9001 est un gage de qualité et d’excellence pour les entreprises qui souhaitent structurer leurs processus et améliorer la satisfaction de leurs clients. Cependant, les démarches pour obtenir cette certification pour votre organisme peuvent sembler complexes. Dans cet article, Cplus vous guide à travers les différentes étapes nécessaires pour être certifié ISO 9001.

Qu’est-ce que la norme ISO 9001 ?

L’ISO 9001 est une norme internationale qui définit les critères d’un système de management de la qualité (SMQ). La certification est délivrée par un organisme externe indépendant après un audit approfondi. Elle prouve que votre entreprise respecte des processus afin d’améliorer la qualité de ses services ou produits, tout en cherchant à satisfaire au mieux ses clients.

Pourquoi se certifier ISO 9001 ?

La certification ISO 9001 offre de nombreux avantages. En plus d’optimiser vos processus, elle vous permet d’améliorer la satisfaction client et d’augmenter votre compétitivité sur le marché. Pour certaines entreprises, la certification est même une condition indispensable pour conserver certains clients ou accéder à de nouveaux marchés.

Du point de vue administratif, cette certification structure vos processus et renforce la cohérence des actions. Elle s’intègre souvent dans une stratégie plus large de gouvernance durable, notamment pour les entreprises impliquées dans des démarches RSE ou ESG.

Les étapes clés pour obtenir la certification ISO 9001

Le temps nécessaire pour obtenir la certification dépend de la maturité de votre entreprise et de vos ressources internes. En moyenne, il faut environ 9 mois pour mettre en œuvre un système de management de la qualité efficace. Le processus complet prend généralement environ 1 an, mais il peut être plus rapide si vos processus sont déjà bien structurés.

Engager la direction et sensibiliser le personnel

Pour obtenir la certification ISO 9001, vous devez d’abord vous assurer que la direction est pleinement engagée dans la démarche. Bien que la demande de certification puisse venir de différents parties prenantes (clients, commerciaux ou encore du personnel qualité), c’est la direction qui doit prendre les rênes de ce projet. Si le dirigeant n’est pas à l’origine de la démarche, il est indispensable de l’impliquer dès le début pour garantir que les objectifs sont alignés avec la stratégie globale de l’entreprise.

Cet engagement est nécessaire, car l’ISO 9001 ne doit pas être perçue comme une contrainte, mais comme un outil permettant d’améliorer les processus. La direction doit piloter cette transformation et sensibiliser l’ensemble du personnel à l’importance de la qualité et de l’amélioration continue.

Analyser la situation actuelle et définir un plan d’action

Avant de mettre en place un système de management de la qualité conforme à l’ISO 9001, vous devez réaliser un état des lieux des processus actuels. Cette étape d’analyse permet d’identifier les points forts et les faiblesses de vos pratiques actuelles.

La réalisation de ce diagnostic est généralement confiée à un consultant externe pour garantir une évaluation objective et approfondie. Sur la base de cette analyse, il définira un plan d’action pour combler les écarts et répondre aux exigences de la norme ISO 9001.

Former et impliquer les équipes

Pour mettre en œuvre la norme ISO 9001, tout le personnel doit être impliqué. Les équipes doivent être formées aux exigences de la norme et à la gestion du SMQ. Ce processus de formation peut être mené en interne, mais il est souvent préférable de faire appel à un consultant externe. En effet, il peut être délicat pour un employé de juger objectivement les améliorations à apporter. Un regard extérieur et neutre facilite la démarche.

Nos consultants externes forment les pilotes (cadres et managers). Une fois formés, ils devront vulgariser les exigences auprès des employés de niveaux inférieurs. Cette sensibilisation doit être continue pour assurer une compréhension globale de la démarche ISO 9001 à tous les niveaux.

Mettre en place le système de management de la qualité (SMQ)

L’analyse des processus est réalisée et les équipes sont formées ? Il est temps de mettre en place le système de management de la qualité (SMQ). Ce système doit intégrer les exigences de la norme ISO 9001 et inclure des procédures standardisées, la gestion des risques, ainsi qu’un suivi rigoureux des performances.

L’objectif est d’assurer une cohérence dans toutes les actions de l’entreprise pour garantir une qualité optimale des services ou produits. Ce SMQ deviendra un pilier de votre organisation, et facilitera l’amélioration continue et la conformité aux attentes de vos clients.

Réaliser des audits internes

Avant de passer à l’audit de certification externe, vous devrez réaliser des audits internes pour vérifier que votre SMQ est bien mis en place et est conforme aux exigences de la norme. Ces audits permettent d’identifier les éventuelles non-conformités, qui peuvent être corrigées avant l’intervention de l’organisme de certification.

Ces audits sont généralement menés par un consultant externe pour plus d’objectivité ou des experts au sein de votre organisation ayant une formation spécifique sur la norme ISO 9001.

Effectuer l’audit de certification externe

Une fois que vous êtes prêt, vous pouvez faire appel à un organisme de certification indépendant (OCI) pour réaliser l’audit externe. Cet audit se déroule en deux phases : une première phase d’examen des documents relatifs à votre SMQ, suivie d’une seconde phase où les processus sont évalués sur le terrain.

En Belgique, 17 organismes accrédités peuvent délivrer la certification ISO 9001, tels que SGS, Vinçotte, Kiwa ou Veritas. Chaque organisme peut avoir sa propre spécialité en fonction des secteurs d’activité.

Maintenir la certification sur le long terme

L’obtention de la certification n’est qu’une étape dans le processus d’amélioration continue. Chaque année, vous devrez effectuer des audits de suivi pour vérifier que votre SMQ reste conforme aux exigences de la norme ISO 9001. Tous les trois ans, un nouvel audit externe sera nécessaire pour renouveler la certification. Cette démarche garantit que votre entreprise reste alignée avec les meilleures pratiques en matière de qualité.

Qui peut vous aider à obtenir la certification ISO 9001 ?

Deux options principales s’offrent à vous pour la mise en place de la certification ISO 9001.

L’implication d’un consultant interne

Certaines entreprises choisissent de gérer elles-mêmes l’intégration de la norme ISO 9001. Cette approche permet de réduire les coûts de consultance, mais elle nécessite des ressources importantes, du temps et des compétences spécifiques. De plus, il peut être difficile pour un employé de juger objectivement les processus qu’il supervise.

L’accompagnement d’un consultant externe

Faire appel à un consultant externe, comme Cplus, permet d’obtenir un accompagnement professionnel et objectif à chaque étape du processus. Les consultants externes accélèrent la mise en place du SMQ et vérifient que les bonnes pratiques sont suivies dès le début. Leur expertise permet d’éviter des erreurs coûteuses et d’augmenter vos chances d’obtenir la certification lors du premier audit externe.

Dans tous les cas, même si vous optez pour une gestion interne, il est recommandé de faire réaliser au moins l’audit interne par un consultant externe. Vous obtiendrez ainsi un regard neutre sur vos processus et pourrez identifier les points de blocage potentiels avant l’audit de certification.

Quel est le prix d’une certification ISO 9001 ?

Le processus de certification ISO 9001 a un coût. Les frais liés à l’obtention de la certification varient selon plusieurs critères, comme la taille de l’entreprise, la complexité de ses processus et les ressources disponibles.

Les services d’un consultant externe, les formations de vos collaborateurs, les audits internes et externes ou encore les ajustements représentent une part importante des dépenses. Même si l’ensemble des coûts peut sembler important, les bénéfices en termes d’efficience, de réduction des inefficacités, de capitalisation des connaissances, de clarification du cadre et des rôles, de cohérence